Electronic Mail

Aus Physik
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Allgemeines

Das Mailsystem am Institut steht nur mehr Mitarbeitern am Institut f. Theoretische Physik offen; hier sprechen aber einige Gründe dafür, das Angebot (MS Exchange) des Zentralen Informatikdienstes zu benutzen:

  • immer eine Ansprechperson vorhanden: postmaster@tugraz.at
  • diese Ansprechperson ist spezialisiert auf Mail
  • Webmail ist möglich - und über Outlook Web Access fast perfekt implementiert
  • Kalender-Synchronisation

Die Nachteile der zentralen Lösung sind seit etwa 2010 auch nicht mehr relevant - so wird inzwischen auch Mail gesichert.

Studierende inklusive Diplomanden und Dissertanten verwenden die vom ZID bereitgestellten Adressen name@student.tugraz.at. Es ist allerdings mit dem Account auf einem Unix-System immer auch ein Mailaccount verbunden - aus praktischen Gründen wird beim Anlegen von Accounts für Studierende eine alternative Mailadresse verlangt und die lokale E-Mail dorthin umgeleitet.

Netiquette

Im Allgemeinen werden HTML-formatierte E-mails oder E-mails mit großen Attachments von den Empfängern wegen der immensen Dateigröße nicht besonders geschätzt; in vielen Fällen können diese Mails aufgrund von Größenbeschränkungen nicht empfangen werden. Daher sollte die Menge der versandten Daten beschränkt werden; eine Obergrenze liegt etwa bei 1 Megabyte. Bei Mailern mit HTML-Fähigkeit (Netscape Messanger, Microsoft Outlook) sollte darüber hinaus der Versandt als Plain Text eingestellt werden.

Weitere Information zur Netiquette finden Sie in http://de.wikipedia.org/wiki/Netiquette

Mail-Adresse

Die Mail-Adresse besteht aus dem Login-Namen und der Domainangabe @itp.tugraz.at bzw. @itp.tu-graz.ac.at. Alternativ kann auch vorname.nachname anstelle des Loginnamens verwendet werden. Als Benutzer ahi mit dem Realnamen Andreas Hirczy habe ich daher folgende Mail-Adressen:

Die exakte volle Form der Adresse können Sie herausfinden, indem Sie in ihren vollständigen Namen (finger [loginname]) alle Leerzeichen durch einen Punkt ersetzen.

Mailserver

Als Mailserver muss im Mailprogramm sowohl für aus- als auch eingehende Mails der Rechner itp.tugraz.at eingestellt werden.

Die Mail kann über die Protokolle POP-3/SSL und IMAP/SSL (http://www.imap.org/) gelesen werden. Die günstigste Zugriffsmethode hängt von Ihren Bedürfnissen ab: (http://www.imap.org/papers/imap.vs.pop.brief.html)

POP
Neue Mail wird auf ihren PC übertragen und am Mail-Server gelöscht. Dieses Zugriffsverfahren ist am besten geeignet, wenn sie Ihre Mail mit immer demselben Windows-PC oder Apple MacIntosh lesen. Das Protokoll ist nicht dazu gedacht, sehr häufig nach neuen Mails zu suchen - wenn sie eingehende E-mails sofort sehen wollen, verwenden sie bitte das Protokoll IMAP.
IMAP
Jede E-mail bleibt, bis sie gelöscht oder in einen Mailfolder einsortiert wird, am Mailserver. Auf ihrem Arbeitsplatzrechner liegen Kopien der eingegangenen Mails. Auch die übrigen Mailfolder können am Server abgelegt werden. Vorteilhaft ist hierbei, dass die Mail ins Backup mit aufgenommen wird und Sie von jedem Computer aus auf Ihre Korrespondenz zugreifen können. Viele Mailreader können in einem disconnectet mode arbeiten; wenn Sie ohne Netzwerkverbindung Ihre Mail bearbeiten, werden diese Änderungen am Server automatisch nachvollzogen, sobald Sie wieder auf den Mailserver zugreifen.

Bei Verwendung der Protokolle POP und IMAP sollten sie wenn möglich Verschlüsselung über TLS/SSL verwenden, damit ihr Passwort nicht preisgegeben wird. Wir verwenden am Server sog. self certified certificates; sie müssen diese bei der ersten Verwendung bestätigen, weil sie nicht von einer anerkannten Stelle bestätigt worden sind. Das bedeutet keine Einschränkung der Sicherheit am Übertragungsweg. Dies schützt Sie allerdings nicht davor, sich (beim ersten Mal) mit einem falschen Mailserver zu verbinden.

Konfiguration unter Verwendung von IMAP

Legen Sie in Ihrem Mailprogramm einen neuen Account an. Dazu verwenden sie in thunderbird bzw. iceweasel den Menüeintrag "Bearbeiten - Konteneinstellungen". Die relevanten Einträge finden Sie dort unter "Server-Einstellungen".

Server Typ
IMAP
Server Name
Name des Mailservers, von dem sie die Mail empfangen; hier itp.tugraz.at
Verbindungssicherheit
STARTTLS
Authentifizierungsmethode
Passwort normal

Die weiteren Einstellungen finden Sie unter dem Button "Erweitert":

IMAP server directory
unser Server legt Mailfolder automatisch innerhalb eines Subdirectories mail/ in ihrem Homedirectory an. Wenn sie hier etwas eigenes angeben, bezieht sich das immer auf ~/mail/.
nur abbonierte Ordner anzeigen
lassen Sie am besten frei, führt sonst zu Verwirrung
Server unterstütz Ordner, die Unterordner und Nachrichten enthalten
Dieser Eintrag muß auf FALSCH gesetzt sein. Unser Server speichert Mailfolder, die Mails enthalten, als Dateien, Mailfolder, die andere Mailfolder enthalten, aber als Directories im UNIX-Dateisystem.

Versand von Mail

Outgoing Mail - Server Name
Im Allgemeinen stellen sie hier denselben Namen wie für den Incoming Mail Server ein; allerdings funktioniert dies nur, wenn sie sich innerhalb des lokalen Netzes des Instituts befinden. Sonst verwenden sie den Mailserver ihres Internet Service Providers (ISP) oder der TU Graz: mailrelay.tugraz.at.

Besonderheiten des Mailsystems

Weiterleitung

Wenn Sie eine E-mail zu einer anderen Adresse umleiten möchten, schreiben sie die Zieladresse in die Datei ~/.forward.

Persönliche Verteilerlisten können mit Dateien der Form ~/.forward-xxx betrieben werden.

Abwesenheitsmeldung

Wenn Sie längere Zeit ihre Mail nicht lesen werden, können Sie diese vom Programm vacation beantworten lassen. Details entnehmen Sie bitte der Manualpage.

automatische Verteilerlisten

Um einfache Verständigung verschiedener Gruppen am Institut zu ermöglichen, wurden einige Verteilerlisten erstellt. Die Verteilerlisten werden benutzt, indem die Mail an [listenname]@itp.tu-graz.ac.at geschickt oder der entsprechende Link im Webbrowser aktiviert wird. Eine Übersicht der Listen finden sie in http://www.itp.tu-graz.ac.at/Lokales/comp-maillist.html

Verschlüsselung

Bitte beachten Sie, dass E-mails etwa so wenig vertraulich sind wie gewöhnliche Postkarten.

Es besteht die Möglichkeit, E-mails signiert oder verschlüsselt zu versenden. Dazu ist das Programm GNU Privacy Guard (http://www.gnupg.org) installiert. Vor der Verwendung dieses Programms muss ein Schlüsselpaar (öffentlicher und geheimer Schlüssel) generiert werden. Bereits kleine Fehler in der Handhabung der Schlüssel kann die gewonnene Sicherheit vollkommen zunichte machen.Lesen Sie daher bitte die entsprechende Dokumentation auf den WWW-Seiten-beziehungsweise den Manual-pages entsprechend sorgfältig.

Zusätzlich bieten einige Mailclients eine integrierte Verschlüsselung.